Qu’est-ce que les Services d’Impression Gérée?

La pratique de fournir, réparer et maintenir une flotte d’imprimantes et de dispositifs multifonctions en marche dans le monde des affaires a désormais évolué en un modèle de service établi, généralement appelé Services d’impression gérée ou MPS.

Les fournisseurs appliquent un modèle de gestion visant à réduire les coûts qui n’agit désormais plus uniquement sur les marges et les coûts d’achat des produits mais sur la réduction du gaspillage et des frais inutiles, en rationalisant les processus opérationnels et en assurant une relation directe entre les volumes d’impression et les coûts opérationnels.

Tous les acteurs principaux de l’industrie de l’impression et de la copie ont adopté certains changements vis-à-vis d’une activité générale et du cadre de services qui incluent les dispositifs d’impression, les consommables et les services relatifs dans des contrats de services appelés «payables à l’utilisation», «Coût par page» ou «Services d’impression gérée».

Pour le fournisseur, offrir à ses clients un Service d’Impression Gérée/un contrat de service pour la Gestion de sa Flotte d’Imprimantes, est un excellent investissement pour son avenir.

Cela signifie que les partenariats avec les clients deviennent plus étroits et plus durables, permettant ainsi de réaliser d’importantes économies d’échelle dans la gestion des services, d’obtenir des bénéfices tangibles tant pour leur entreprise que pour les clients.

Afin de gérer les services clients correctement et façon professionnelle, le fournisseur doit adopter un modèle organisationnel et des outils en mesure de garantir l’efficacité opérationnelle, la disponibilité des informations et l’automatisation des processus.

Quels avantages sont fournis par les Services d’Impression Gérée?

Les services d’Impression Gérée permettent d’offrir au fournisseur comme au client une gestion meilleure et plus économique, comportant de nombreux avantages concrets:

• Visibilité: rapports immédiats sur les contrats et la flotte, avec des analyses de l’historique et des données concrètes mises à jour en temps réel;
• Efficacité: simplification des processus de gestion et de la livraison des consommables;
• Transparence: données sur les coûts et la consommation toujours disponibles sur internet; clarté des charges et des factures;
• Flexibilité: capacité de suivre la dynamique de la flotte de dispositifs (IMAC) au quotidien;
• Fidélité: meilleure stabilité de la relation entre le fournisseur et le client;
• Opérations: gestion optimale du Contrat dans tous ses aspects opérationnels et économiques.

Les outils que le fournisseur met en place doivent fournir un support complet à tous ces aspects, en mettant à disposition des caractéristiques complètes et efficaces, tout en conservant un usage et une gestion simples et immédiats.

Que faut-il pour mettre en place les Services d’Impression Gérée?

Parmi les différents processus et outils qui sont nécessaires, le fournisseur doit avant tout mettre en place une plateforme logicielle consacrée au suivi à distance des dispositifs d’impression. 

Le logiciel doit assurer la gestion des flux de données sur la consommation et les volumes produits, ainsi que l’automatisation des processus logistiques pour la fourniture de toners et de tous les consommables.

Le système MPS Monitor, leader dans la gestion à distance des imprimantes et des systèmes périphériques multifonctions, a été conçu et mis en place spécifiquement dans ce but.

Ses principales caractéristiques sont:

• Disponibilité immédiate et automatique des données pour les pages de facturation;
• Gestion entièrement automatisée de la chaîne d’approvisionnement des consommables;
• Suivi continu et immédiat du statut de gestion d’alerte et des livraisons de fournitures;
• Nul besoin de contacter l’utilisateur ou de répondre sur le site pour récupérer ces données;
• Capacité de prévision des volumes et de la consommation, et comparaison continue entre les prévisions et la consommation réelle;
• Suivi permanent de l’usage et de la durée des consommables, et couverture de toner moyenne;
• Intégration avec les principaux produits de la base de données, pour une automatisation complète du processus de facturation.

La solution est disponible sous la forme d’un service internet basé sur le Cloud, grâce à un contrat mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel.

On utilise un modèle payable à l’utilisation ne nécessitant aucun investissement en matière de matériel ou de licences de logiciel.
Le système MPS Monitor peut être testé de manière très approfondie en demandant une démonstration pouvant être activée en quelques minutes, sur simple enregistrement.