Les entreprises dont les racines remontent à près d’un siècle ont généralement quelques caractéristiques communes qui sous-tendent leur longévité : le sens des affaires pour repérer et saisir les opportunités émergentes, et la volonté d’adopter les dernières technologies afin de fonctionner plus efficacement et de fournir un service encore meilleur à leurs clients. Ces qualités ont fini par définir Weaver & Bomfords, une entreprise de fournitures de bureau dont les origines remontent à 1922.
Aujourd’hui, l’entreprise basée dans le Cheshire continue de prospérer, ses 15 employés offrant à ses clients nationaux une gamme de services dont un lieu de travail actif a besoin. Chez Weaver, cela comprend les photocopieurs et les imprimantes réseau, les services de gestion d’impression (MPS) et les solutions documentaires. Bomfords se concentre sur le mobilier et les fournitures de bureau. L’une des solutions qui aide les clients de l’entreprise à améliorer l’efficacité de leurs impressions est celle de MPS Monitor®, l’entreprise qui développe et distribue la principale plateforme de contrôle et de gestion à distance des imprimantes et des périphériques multifonctions. Son MPS Monitor 2.0 est une solution SaaS basée sur le cloud et, aujourd’hui, deux tiers des clients de Weaver bénéficient de l’accessibilité, de la flexibilité et de la sécurité qu’elle offre.
Répondre aux besoins d’impression des clients avec MPS Monitor 2.0
La praticité est souvent au cœur d’un service client de qualité, comme l’explique Sue Lenton, directrice générale de Weaver & Bomfords. « Nous cherchons toujours à offrir de la valeur à nos clients, et en leur fournissant une solution de gestion d’impression externalisée de MPS Monitor, nous pouvons les soulager du fardeau de l’impression afin qu’ils puissent se consacrer à la gestion de leur entreprise. Du point de vue du client, il n’a pas à gérer les fournitures de toner, car elles sont simplement livrées et marquées pour la bonne machine, ce qui lui permet de savoir qu’elles seront là quand il en aura besoin. En général, nos clients possèdent plusieurs périphériques d’impression. Nous avons donc cherché à savoir quel était le meilleur MPS pour eux, afin de leur permettre de faire fonctionner leur parc de manière efficace et rentable. MPS Monitor supprime toute administration ou gestion de ce processus pour le client », a déclaré Sue.
C’est un service que de nombreux clients ont appris à apprécier, étant donné la diversité de leurs besoins d’impression, comme l’a expliqué Sue : « Nous avons un très large éventail de clients qui impriment un très large éventail de choses : ordonnances, matériel de marketing, points de vente et même des transferts utilisés dans la production de porcelaine. Nous traitons avec de nombreux producteurs alimentaires locaux, des moulins et des boulangeries, des sociétés de distribution, sans oublier les cabinets professionnels et juridiques plus habituels, les écoles locales et les trusts académiques. Toutes ces entreprises sont restées ouvertes l’année dernière, et nous aussi – elles ont eu plus que jamais besoin de notre soutien et de nos services locaux. »
Une solution MPS flexible et adaptable pour un monde en évolution rapide
Il est devenu évident pour Sue et son équipe que MPS Monitor était une solution d’avenir pour les besoins de ses clients, étant donné que MPS Monitor a été fondé sur la vision d’une plateforme évolutive en nuage. Sue a souligné : « Weaver a adopté rapidement la technologie de surveillance à distance pour la gestion des flottes et la commande de fournitures, nous connaissons donc bien les solutions disponibles. Lorsque nous avons commencé à discuter avec MPS Monitor, il est rapidement devenu évident que l’offre était bien meilleure que celle que nous utilisions auparavant. Pour commencer, sa partie frontale est très intuitive et l’interface utilisateur est orientée graphiquement. » Sue a ajouté que MPS Monitor rend les données et les informations facilement accessibles, contrairement à d’autres solutions qui nécessitaient un certain nombre de connaissances techniques pour pouvoir accéder aux informations et aux données de rapport. MPS Monitor permet d’obtenir facilement une image instantanée de l’état d’une flotte, de sorte que les problèmes ou les questions peuvent être identifiés immédiatement. « Il est vraiment facile de trouver les informations dont vous avez besoin. Dans l’ensemble, MPS monitor nous offre beaucoup plus en vous donnant un outil de gestion d’entreprise qui peut être utilisé facilement. »
La diversité de la clientèle de Weaver nécessitait une solution de contrôle d’impression à distance capable de s’adapter et d’évoluer facilement en fonction des besoins uniques de chaque client, notamment lorsque la pandémie a frappé et que le personnel a été contraint de travailler à domicile. C’est là que la flexibilité de MPS Monitor a été utile. « Pendant la pandémie, nous avons pu fournir et surveiller les périphériques d’impression pour ceux qui travaillaient à distance, grâce à MPS Monitor. Nous avons été en mesure de fournir une extension au service que nous offrons normalement au personnel de bureau ; nous pouvons vérifier les périphériques distants et les approvisionner en toner si nécessaire, et nous fournissons une assistance à distance en cas de problèmes d’impression ou de numérisation. C’est le grand avantage de MPS Monitor, c’est que vous avez la disponibilité de plusieurs connecteurs donc vous pouvez le faire fonctionner sur plus d’un périphérique. Tant que le connecteur est installé, nous pouvons voir les périphériques et les hiérarchies du réseau. C’est très simple. » Grâce à son architecture basée sur le cloud, à l’approche indépendante qu’elle adopte avec ses fournisseurs, à l’accent qu’elle met sur la sécurité et à l’intégration directe avec les services Smart Device Services (SDS) de HP Inc. et Microsoft Universal Print (UP), MPS Monitor est tout particulièrement bien placée pour répondre aux besoins évolutifs d’une main-d’œuvre hybride.
L’intégration comme clé pour libérer le potentiel des entreprises
En effet, l’intégration avec des applications tierces – comme les systèmes CRM – est un autre point fort de MPS Monitor. « Nous avons été les premiers à adopter MPS Monitor et nous l’utilisions avec Vantage Online. À l’époque, il n’y avait pas vraiment de connecteur officiel pour nous. Mais MPS Monitor nous a écoutés et en a développé un assez rapidement, puis nous a aidés à le mettre en place. L’intégration avec Vantage Online a simplifié le processus complexe de changement d’un autre fournisseur. Ils nous ont également aidés à effectuer une mise à jour en masse pour minimiser les tâches à accomplir ». Sue a ajouté : « Avec le système en place, les alertes de toner sont créées directement dans notre système, prêtes à être traitées immédiatement, tandis que les relevés de compteur en temps réel simplifient la facturation. Il a permis de rationaliser des tâches parfois très manuelles, libérant ainsi le temps du personnel. L’intégration entre les deux est en cours de développement et nous espérons pouvoir utiliser encore plus de fonctionnalités de MPS Monitor à partir de Vantage Online très bientôt »
Des solutions auxquelles vous pouvez faire confiance
Au quotidien, un autre avantage que Sue et son équipe ont appris à apprécier est la stabilité de MPS Monitor. Avec sa précédente solution MPS, Weaver devait supporter de nombreuses fausses alertes, dont certaines étaient déclenchées par les utilisateurs de l’imprimante qui retiraient le toner et le secouaient. Il fallait beaucoup de temps et d’efforts à l’entreprise pour vérifier chaque alerte reçue afin de la valider ou de l’écarter, ce qui n’est pas un problème auquel elle est confrontée avec MPS Monitor, comme l’affirme Sue. « Nous faisons vraiment confiance à MPS Monitor d’une manière que nous ne faisions pas confiance à notre autre système. Il nous aide à garantir le maintien des niveaux de service aux clients ». La souplesse de configuration de l’alerte est également essentielle. Sue cite le cas d’un client qui fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et les alertes peuvent être paramétrées de manière à ce que le client ne soit jamais à court de toners.
Pour faire une différence tangible pour une entreprise, un produit exceptionnel doit être soutenu par une équipe exceptionnelle, et l’expérience de Sue avec MPS Monitor a été très positive. « Je dirais que l’équipe est formidable. Ils sont très disponibles et très utiles, ce qui n’a pas été mon expérience avec d’autres fournisseurs de MPS. Ils sont très heureux de travailler avec nous chaque fois que nous avons besoin de leur aide ».
Avec la bonne combinaison de produits et de personnes, et un service de gestion d’impression fourni par MPS Monitor, l’avenir de Weaver & Bomfords devrait être aussi illustre et durable que son passé.
